Ist- oder Soll-Versteuerung: was Ihre Buchhaltungssoftware können muss

Bei der Umsatzsteuer gibt es in Deutschland zwei Arten, den Zeitpunkt der Steuer zu bestimmen. Der gesetzliche Regelfall ist die Soll-Versteuerung: Die Steuer wird nach vereinbarten Entgelten berechnet, typischerweise in dem Voranmeldungszeitraum, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben – auch wenn die Rechnung noch offen ist. Die Ist-Versteuerung (Berechnung nach vereinnahmten Entgelten) verschiebt den Zeitpunkt: Die Steuer entsteht erst, wenn das Entgelt tatsächlich eingeht. Das steht in § 16 und § 13 sowie in § 20 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Für Selbstständige ist der Unterschied vor allem eine Liquiditätsfrage. Diese Seite erklärt die Regel, die Voraussetzungen nach § 20 UStG (Textstand über gesetze-im-internet.de, abgerufen am 13. November 2026) und was Sie in einer Buchhaltungssoftware prüfen. Sie ist keine Steuerberatung.

Wie die Voranmeldung typischerweise läuft, steht in Umsatzsteuer-Voranmeldung: wie Software helfen kann. Die Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist ein anderes Thema; siehe EÜR mit Buchhaltungssoftware.

Soll und Ist in einem Satz Unterschied

Stellen Sie eine Rechnung über eine bereits erbrachte Leistung, und der Kunde zahlt erst zwei Monate später:

• Bei der Soll-Versteuerung gehört die Umsatzsteuer typischerweise in die Voranmeldung des Zeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (bei Anzahlungen gelten besondere Regeln). Sie führen die Steuer ab, bevor das Geld da ist, und finanzieren sie zwischenzeitlich selbst.
• Bei der Ist-Versteuerung gehört sie in die Voranmeldung des Zeitraums, in dem Sie das Entgelt vereinnahmen. Geht nichts ein, entsteht insoweit keine Zahllast aus diesem Umsatz.

Das ist der Liquiditätsvorteil, um den es meist geht. Es ist keine Steuerersparnis: Dieselbe Steuer wird typischerweise nur später fällig. Auch ändert die Methode nicht den Steuersatz und nicht, ob ein Umsatz steuerpflichtig ist. Die Kleinunternehmerregelung ist ein anderes Regime; wer ihr unterfällt, berechnet in der Regel keine Umsatzsteuer. Dazu: Kleinunternehmerregelung und Buchhaltungssoftware.

Verwechseln Sie Ist-Versteuerung nicht mit der EÜR. Die EÜR betrifft den Gewinn nach Zufluss und Abfluss (§ 4 Abs. 3 EStG). Die Ist-Versteuerung betrifft den Zeitpunkt der Umsatzsteuer. Viele Selbstständige haben beides, aber das eine folgt nicht automatisch aus dem anderen. Ein Software-Schalter „EÜR“ setzt nicht stillschweigend § 20 UStG.

Wer die Ist-Versteuerung beantragen kann

Die Ist-Versteuerung ist kein Kniff, den Sie nur in der Software aktivieren. § 20 Satz 1 UStG sagt, das Finanzamt kann auf Antrag gestatten, dass ein Unternehmer die Steuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet, wenn einer der dort genannten Fälle vorliegt. Der Gesetzestext nennt vier Alternativen, unter anderem:

• Der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Absatz 2 UStG hat im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen. Diese Grenze gilt nach der Gesetzeslage, die seit 1. Januar 2024 unbefristet im Gesetz steht (abgerufen November 2026).
• Der Unternehmer ist nach § 148 der Abgabenordnung von der Verpflichtung befreit, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen.
• Soweit er Umsätze aus einer Tätigkeit als Angehöriger eines freien Berufs im Sinne des § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG ausführt.
• Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts, soweit sie nicht freiwillig Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen oder dazu verpflichtet sind.

Für Freiberufler ist die Lage nicht nur der Wortlaut von Nummer 3. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 16. April 2026 (V R 16/24) festgehalten, dass die Gestattung nach § 20 Satz 1 Nr. 3 UStG ausscheiden kann, wenn der Freiberufler freiwillig Bücher führt und auf deren Grundlage regelmäßig Abschlüsse macht. Wer den Liquiditätsvorteil behalten will, muss die Voraussetzungen in seiner konkreten Gewinnermittlung prüfen lassen. Dieses Urteil und Ihre eigene Situation wertet dieser Text nicht als Beratung; er weist nur darauf hin, dass „Freiberufler“ nicht in jedem Fall automatisch Ist-Versteuerung bedeutet.

Den Antrag stellen Sie beim zuständigen Finanzamt, nicht beim Softwareanbieter. Ob und ab wann die Gestattung gilt, steht im Bescheid. Richten Sie die Software erst danach ein, nicht „schon mal probeweise“ so, dass Voranmeldungen einem anderen Regime folgen als Ihrer Gestattung.

Wechsel der Methode: nichts doppelt, nichts vergessen

§ 20 Satz 3 UStG bestimmt: Wechselt der Unternehmer die Art der Steuerberechnung, dürfen Umsätze nicht doppelt erfasst werden oder unversteuert bleiben. Das ist der Punkt, an dem Software und Jahreswechsel heikel werden. Offene Forderungen, die Sie unter der Soll-Versteuerung schon versteuert haben, dürfen nach dem Wechsel zur Ist-Versteuerung nicht ein zweites Mal beim Zahlungseingang in die Voranmeldung rutschen. Umgekehrt dürfen Umsätze, die unter der Ist-Versteuerung noch nicht vereinnahmt und deshalb noch nicht versteuert waren, beim Wechsel zur Soll-Versteuerung nicht unter den Tisch fallen.

Fragen Sie Ihren Steuerberater, bevor Sie wechseln, und prüfen Sie in der Software, ob es dafür eine dokumentierte Vorgehensweise gibt: eine Liste offener Posten zum Stichtag, eine klare Zuordnung „bereits versteuert“ oder „noch zu versteuern“, und einen Test mit ein paar echten Rechnungen. Ein stiller Schalter ohne diese Brücke ist ein Risiko, kein Komfort.

Was die Software können muss

Ein Programm, das nur Rechnungen schreibt, reicht hier oft nicht. Für eine saubere Soll- oder Ist-Versteuerung brauchen Sie typischerweise:

• eine eindeutige Einstellung der Berechnungsmethode, die zu Ihrer Gestattung passt, sichtbar und änderbar nur mit Bedacht;
• einen Zahlungsabgleich: Wann ist welches Entgelt auf welchem Konto eingegangen? Dazu Bankanbindung in der Buchhaltungssoftware;
• Auswertungen für die Voranmeldung, die bei Ist-Versteuerung auf den Zahlungseingang abstellen und bei Soll-Versteuerung auf den Leistungs- oder Abrechnungszeitpunkt – nicht auf ein Gemisch, das Sie nicht erklären können;
• einen Umgang mit Teilzahlungen, Gutschriften und ausgefallenen Forderungen, den Sie nachvollziehen können;
• beim Methodenwechsel oder am Jahresende eine Liste offener Posten mit dem jeweiligen Steuerstatus.

Testen Sie das in einer Demo mit einer Rechnung, die Sie erst im Folgemonat (teilweise) bezahlt bekommen, und mit einer Rechnung, die uneinbringlich wird. Lassen Sie sich die entstehende Voranmeldung zeigen. Zahlen erfinden Sie dabei nicht; Sie prüfen nur, in welchem Zeitraum die Steuer erscheint.

Was dieser Text bewusst nicht festlegt

Ob Vorsteuer (die Steuer auf Ihren Eingangsrechnungen) in Ihrem Fall an denselben Zeitpunkt gebunden ist wie die Steuer auf Ihre Ausgangsrechnungen, hängt von den Vorschriften und von Ihrer Situation ab. Dieser Artikel setzt das nicht in eine einfache Formel. Ebenso wenig nennt er, ob Ihre Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich zu übermitteln ist, oder wie Anzahlungen im Einzelfall zu behandeln sind. Das klären Sie mit den aktuellen Hinweisen des Bundesministeriums der Finanzen, dem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater.

Auch die Buchführungspflicht und die Frage, ob Sie eine EÜR machen oder eine Bilanz, gehören in diese Beratung, gerade nach der oben genannten Rechtsprechung zu freiwilliger Buchführung. Software kann die Methode abbilden; sie entscheidet nicht, ob Sie sie anwenden dürfen.

Was Sie prüfen – in der Software und beim Finanzamt

• Ich weiß, ob für mich Soll- oder Ist-Versteuerung gilt, und habe dafür – bei Ist – die Gestattung des Finanzamts, nicht nur eine Programmeinstellung.
• Die 800.000-Euro-Grenze des Vorjahres (§ 20 Satz 1 Nr. 1 UStG) oder ein anderer gesetzlicher Tatbestand ist geprüft, ohne dass ich selbst eine andere Grenze erfinde.
• Als Freiberufler habe ich geklärt, ob Nummer 3 für mich offensteht, insbesondere wenn ich freiwillig Bücher führe oder Abschlüsse mache.
• Die Software kann die Methode so auswerten, dass eine erst später bezahlte Rechnung im richtigen Voranmeldungszeitraum landet.
• Teilzahlungen, Gutschriften und ausbleibende Zahlungen kann ich in einer Demo nachvollziehen.
• Vor einem Wechsel der Methode gibt es eine Brücke für offene Umsätze, damit nichts doppelt oder gar nicht versteuert wird (§ 20 Satz 3 UStG).
• Ich verwechsle die Einstellung nicht mit der EÜR und nicht mit der Kleinunternehmerregelung.

Wer selbst bucht und wer zum Steuerberater geht, bleibt eine eigene Entscheidung; siehe Selbst buchen oder zum Steuerberater?. Bei einem Wechsel des Programms müssen offene Posten und die Methode mit umziehen; siehe Buchhaltungssoftware wechseln.

Kurz gesagt

Soll-Versteuerung ist der gesetzliche Regelfall und stellt typischerweise auf die ausgeführte Leistung ab; Ist-Versteuerung stellt auf den Zahlungseingang ab und braucht die Gestattung des Finanzamts nach § 20 UStG. Eine der gesetzlich genannten Voraussetzungen ist ein Gesamtumsatz im Vorjahr von höchstens 800.000 Euro; für Freiberufler gelten zusätzliche Fragen, unter anderem nach einer freiwilligen Buchführung. Die Methode spart keine Steuer, sie verschiebt den Zeitpunkt. In der Software zählen Zahlungabgleich, richtige Voranmeldungszeiträume und eine saubere Brücke, wenn Sie die Methode wechseln – damit Umsätze nicht doppelt oder unversteuert bleiben. Eine Programmeinstellung ersetzt den Bescheid nicht.