Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) mit Buchhaltungssoftware

Die meisten Freiberufler und viele kleine Gewerbetreibende in Deutschland ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Das Prinzip ist einfach: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben. In der Praxis stecken die Fragen im Detail — wann eine Zahlung zählt, was mit einem neuen Laptop passiert, und wie die Zahlen in die Anlage EÜR kommen. Buchhaltungssoftware kann einen großen Teil davon übernehmen. Dieser Text erklärt die Grundzüge, wie Gesetz und Finanzverwaltung sie im November 2026 beschreiben, und was Sie in einem Programm prüfen. Er ersetzt keine steuerliche Beratung.

Den Überblick über Programme finden Sie in Buchhaltungssoftware für Selbstständige. Was die GoBD von einer digitalen Buchführung erwarten, steht in GoBD und Buchhaltungssoftware.

Wer die EÜR nutzen darf

Die EÜR ist für Steuerpflichtige gedacht, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind und auch nicht freiwillig Bücher führen. Zwei Fälle sind wichtig:

• Freiberufler (zum Beispiel viele beratende, künstlerische, lehrende oder heilberufliche Tätigkeiten) fallen nicht unter die Buchführungspflicht des § 141 AO. Das stellt der Anwendungserlass zur Abgabenordnung ausdrücklich klar. Sie können die EÜR unabhängig von Umsatz oder Gewinn nutzen.
• Gewerbetreibende werden nach § 141 AO buchführungspflichtig, wenn sie mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr haben — und zwar ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt. Kaufleute im Sinne des HGB können zudem nach § 140 AO in Verbindung mit dem Handelsrecht buchführungspflichtig sein; für kleine Einzelkaufleute gibt es Befreiungen. Prüfen Sie Ihren Fall mit dem Steuerbüro.

Ob Ihre Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist, ist keine Frage der Software, sondern des Steuerrechts. Ein Programm übernimmt die Einstufung, die Sie eingeben.

Zufluss und Abfluss: wann eine Zahlung zählt

In der EÜR zählt grundsätzlich der Zeitpunkt der Zahlung, nicht das Rechnungsdatum (§ 11 EStG, Zufluss- und Abflussprinzip). Eine Rechnung vom Dezember, die der Kunde im Januar bezahlt, ist eine Einnahme des neuen Jahres. Für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fällig und gezahlt werden, gibt es eine Sonderregel; in der Praxis spricht man von einem Zeitraum von zehn Tagen. Typisches Beispiel ist die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Dezember, die Anfang Januar gezahlt wird.

Für die Software bedeutet das: Sie braucht verlässliche Zahlungsdaten. Eine Bankanbindung, die Zahlungen mit Datum importiert und Rechnungen zuordnet, ist für die EÜR besonders nützlich. Siehe Bankanbindung in der Buchhaltungssoftware. Achten Sie darauf, dass das Programm bei der EÜR nach Zahlungsdatum auswertet und nicht nach Rechnungsdatum — manche Programme bieten beide Sichten, und eine falsche Einstellung verschiebt Ihren Gewinn zwischen den Jahren.

Anschaffungen: sofort absetzen oder abschreiben

Das Zufluss-/Abflussprinzip gilt nicht für alles. Wirtschaftsgüter, die Sie länger im Betrieb nutzen, werden grundsätzlich über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA). Für günstigere Anschaffungen gibt es Vereinfachungen. Nach den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums zur Anlage EÜR 2026:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 Euro netto können sofort voll als Betriebsausgabe abgezogen werden; ab einem Wert von mehr als 250 Euro ist ein besonderes Verzeichnis zu führen, soweit die Angaben nicht aus der Buchführung ersichtlich sind.
• Alternativ können Wirtschaftsgüter über 250 bis 1.000 Euro netto in einen Sammelposten aufgenommen werden, der jährlich mit einem Fünftel aufgelöst wird. Die Wahl gilt einheitlich für alle entsprechenden Wirtschaftsgüter des Wirtschaftsjahres.

Darüber wird nach der Nutzungsdauer abgeschrieben. Ein Programm mit Anlagenverzeichnis rechnet die AfA, wenn Sie Anschaffungsdatum, Betrag und Nutzungsdauer eintragen. Prüfen Sie, dass eine per Bank importierte Laptop-Zahlung nicht einfach als „Bürobedarf“ in die laufenden Ausgaben rutscht.

Umsatzsteuer in der EÜR

Wer nicht Kleinunternehmer ist, hat in der EÜR auch Umsatzsteuerbewegungen: vereinnahmte Umsatzsteuer gilt als Betriebseinnahme, gezahlte Vorsteuer und Zahlungen an das Finanzamt als Betriebsausgabe; eine Erstattung vom Finanzamt ist wiederum Einnahme. Das ist für Einsteiger ungewohnt, aber Software übernimmt es in der Regel automatisch, wenn die Steuersätze richtig eingestellt sind. Sind Sie Kleinunternehmer, entfällt dieser Teil weitgehend; siehe Kleinunternehmerregelung und Software. Zur laufenden Voranmeldung: Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Die Anlage EÜR: elektronisch über ELSTER

Die EÜR wird nicht formlos eingereicht, sondern auf dem amtlichen Vordruck „Anlage EÜR“. Nach § 60 Abs. 4 EStDV und dem BMF-Schreiben zur Anlage EÜR 2026 ist sie grundsätzlich elektronisch und authentifiziert über ELSTER zu übermitteln; Papier ist nur in Härtefällen zulässig. Viele Buchhaltungsprogramme können die Anlage EÜR direkt übermitteln oder zumindest eine Zuordnung zu den Zeilen liefern, die Sie in ELSTER übernehmen.

Fragen Sie den Anbieter konkret:

• Übermittelt das Programm die Anlage EÜR selbst, oder liefert es nur eine Auswertung?
• Werden Konten automatisch den Zeilen der Anlage zugeordnet, und kann ich die Zuordnung prüfen und ändern?
• Ist das Formular für das betreffende Steuerjahr aktualisiert? Die Anlage ändert sich regelmäßig.
• Kann das Programm Sonderfälle abbilden, die mich betreffen, etwa Privatnutzung eines Fahrzeugs, Arbeitszimmer oder Bewirtung — oder muss ich das manuell ergänzen?

Belege, Ordnung und Aufbewahrung

Auch wer keine Bücher führen muss, hat Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Belege müssen nachvollziehbar, zeitnah erfasst und unveränderbar archiviert sein; dafür gelten die GoBD. Die Fristen beschreibt Aufbewahrungspflicht: 10, 8 oder 6 Jahre?. Eine Software mit Belegupload und revisionssicherer Ablage nimmt viel Arbeit ab — vorausgesetzt, Sie laden die Belege tatsächlich laufend hoch und nicht erst im Mai des Folgejahres.

Ein ruhiger Jahresablauf

Die EÜR wird leichter, wenn sie kein Projekt für einen einzigen Abend im Frühjahr ist. Eine Routine, die viele Selbstständige durchhalten:

1. Wöchentlich: Bankumsätze abgleichen, Belege hochladen, offene Rechnungen prüfen. Zehn bis zwanzig Minuten reichen oft, wenn nichts liegen bleibt.
2. Monatlich oder quartalsweise: Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben (falls Sie dazu verpflichtet sind) und Privatentnahmen, Privatanteile und Anschaffungen kurz kontrollieren.
3. Zum Jahresende: Zahlungen rund um den Jahreswechsel prüfen, Anlagenverzeichnis aktualisieren, Abgänge (verkaufte oder entsorgte Geräte) erfassen.
4. Für die Erklärung: die Auswertung nach Zeilen der Anlage EÜR durchsehen, Auffälligkeiten mit dem Vorjahr vergleichen, erst dann übermitteln.

Diese Reihenfolge ist ein Vorschlag, keine Pflicht. Sie zeigt aber, wo Software hilft: beim Zuordnen und Rechnen. Die Kontrolle, ob die Zahlen zu Ihrem Jahr passen, bleibt Ihre Aufgabe.

Was Sie in einem Programm prüfen

• Das Programm unterstützt die EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG und wertet nach Zahlungsdatum aus.
• Die Zehn-Tage-Regel für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen (etwa Umsatzsteuer) wird berücksichtigt oder ist manuell steuerbar.
• Es gibt ein Anlagenverzeichnis mit AfA, GWG-Sofortabzug und Sammelposten.
• Die Anlage EÜR des richtigen Jahres kann übermittelt oder sauber vorbereitet werden.
• Belege lassen sich an Buchungen hängen und GoBD-konform archivieren.
• Ein Export für den Steuerberater (zum Beispiel im DATEV-Format) ist möglich, falls jemand mitarbeitet. Siehe Selbst buchen oder zum Steuerberater?

Wer heute noch mit Tabellen arbeitet, findet in Excel oder Buchhaltungssoftware Hinweise für den Umstieg.

Kurz gesagt

Die EÜR ist für Freiberufler und kleinere Gewerbetreibende die übliche Gewinnermittlung: Einnahmen minus Ausgaben, grundsätzlich nach Zahlungsdatum. Gewerbetreibende über 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn werden nach Mitteilung des Finanzamts buchführungspflichtig. Anschaffungen folgen eigenen Regeln (GWG bis 800 Euro netto, Sammelposten, AfA), und die Anlage EÜR geht grundsätzlich elektronisch über ELSTER. Eine Software rechnet zuverlässig, wenn Zahlungsdaten, Anlagen und Steuersätze stimmen — die Verantwortung für die Erklärung bleibt bei Ihnen.