Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regeln zur Rechnung nach § 14 Umsatzsteuergesetz für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 neu gefasst. Zwischen inländischen Unternehmen (B2B) gilt grundsätzlich die elektronische Rechnung. Es gibt Übergangsregeln. Dieser Text folgt der Darstellung des Bundesministeriums der Finanzen (FAQ zur obligatorischen E-Rechnung) und nennt den Zeitplan, Stand der hier verwendeten Quellen im November 2026. Es ist keine Steuerberatung.
Was das für Ihre Software heißt, hängt vom Tarif ab. Siehe den Überblick und die Checkliste.
Was eine E-Rechnung seit 2025 ist – und was nicht
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF per E-Mail ist seitdem regelmäßig eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2024 galt noch die ältere, weitere Definition.
Die Pflicht betrifft typischerweise Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, bei denen überhaupt eine Rechnungspflicht besteht. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und viele steuerfreie Umsätze fallen nicht unter diese umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht. Lieferungen an die öffentliche Hand können zusätzlich eigenen Regeln folgen (etwa der E-Rechnungsverordnung des Bundes); das steht neben den umsatzsteuerlichen Vorschriften.
Der Zeitplan
- Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dafür kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen; die weitere Verarbeitung und GoBD-konforme Aufbewahrung bleiben Ihre Aufgabe.
- 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Aussteller dürfen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung verwenden. Papier ist möglich. Ein anderes elektronisches Format (etwa ein PDF) braucht wie bisher typischerweise die Zustimmung der Empfängerseite.
- Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, kann diese allgemeine Übergangsregel für betreffende Umsätze regelmäßig nicht mehr nutzen. Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich die Übergangsregel grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2027.
- Ab 1. Januar 2028: Die allgemeinen Übergangsregeln enden. Ist für einen Umsatz eine E-Rechnung vorgeschrieben und greift keine dauerhafte Ausnahme, muss sie verwendet werden.
Entscheidend sind Leistungszeitpunkt und Übermittlung, nicht nur das Datum auf der Rechnung. Ein im Dezember 2026 ausgeführter Umsatz, dessen Rechnung erst 2027 übermittelt wird, fällt typischerweise nicht mehr unter die Übergangsregel für 2026. Einzelheiten stehen in den FAQ des BMF und in § 27 UStG; prüfen Sie im Zweifel Ihr Steuerbüro.
Kleinunternehmer und Software
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nach der Darstellung der Finanzverwaltung regelmäßig nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, müssen aber zum Empfang in der Lage sein. Siehe Kleinunternehmerregelung. Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Formate (etwa XRechnung oder ZUGFeRD in einer geeigneten Ausprägung) das Paket liest und schreibt, und testen Sie einen echten Beleg – nicht nur einen Menüpunkt.
Kurz gesagt
Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können; ein PDF ist regelmäßig keine E-Rechnung mehr. Der Versand wird bis 2027 bzw. 2028 gestaffelt verpflichtend. Prüfen Sie Format, Archivierung und den genauen Stichtag an Ihren Umsätzen, nicht nur an einem Kalenderblatt in der Werbung.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 regelmäßig nein. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So stellt es das BMF in seinen FAQ dar.
Muss ich seit 2025 schon E-Rechnungen ausstellen?
Den Empfang müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 sicherstellen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln bis Ende 2026, für kleinere Umsätze (Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro) grundsätzlich bis Ende 2027, danach die allgemeine Pflicht ab 2028, soweit keine Ausnahme greift.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht betrifft typischerweise B2B zwischen inländischen Unternehmern, nicht Rechnungen an Endverbraucher.