Selbstständige müssen Bücher, Aufzeichnungen und Belege über gesetzlich festgelegte Fristen aufbewahren. Seit Änderungen durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz gelten – Stand der hier zugrunde liegenden Fassungen von § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB), gelesen im November 2026 – gestaffelte Fristen, nicht mehr einheitlich zehn Jahre für alles. Dieser Text fasst das allgemein zusammen. Er ersetzt nicht den Blick in die aktuelle Norm oder eine steuerliche Beratung.
Wie Cloud-Software dazu passt, steht in GoBD und Buchhaltungssoftware.
Welche Fristen 2026 typischerweise gelten
- Zehn Jahre: unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis nötigen Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; vergleichbar § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB).
- Acht Jahre: Buchungsbelege, typischerweise also Rechnungen und vergleichbare Belege. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre gilt seit dem 1. Januar 2025 und erfasst auch ältere Belege, deren frühere Zehnjahresfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Für bestimmte Institute nach Kredit-, Versicherungs- oder Wertpapieraufsicht bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren; das betrifft typische Freelancer in der Regel nicht.
- Sechs Jahre: empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen, soweit sie nicht unter eine längere Frist fallen.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, der Brief empfangen oder abgesandt oder die letzte Eintragung vorgenommen wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern noch von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist.
Was das für die Cloud heißt
Ein Abonnement ersetzt die Pflicht nicht. Sie bleiben verantwortlich, auch wenn Sie kündigen. Fragen Sie, was Sie exportieren, in welchem Format, und was mit den Daten geschieht, wenn Sie nicht mehr zahlen. Eine eigene, regelmäßige Sicherung in einem lesbaren Format ist eine einfache zusätzliche Sicherung. Siehe Software wechseln.
Was Sie prüfen
- Ich kenne die Frist für Bücher, für Rechnungen und für Geschäftsbriefe und verwechsele sie nicht.
- Der Export bleibt auch Jahre später lesbar, nicht nur in einem proprietären Format des Anbieters.
- Ich lösche nicht „auf Verdacht“, solange eine Frist oder eine noch offene Festsetzung läuft.
Rechnungen sind zugleich Belege und unterliegen umsatzsteuerlichen Aufbewahrungsregeln; seit der Verkürzung greift auch hier typischerweise die achtjährige Frist (§ 14b UStG in der geänderten Fassung). Prüfen Sie im Zweifel die aktuelle Vorschrift oder Ihr Steuerbüro – Selbst buchen oder Steuerberater.
Kurz gesagt
2026 gelten gestaffelte Fristen: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für viele Geschäftsbriefe. Die Cloud nimmt Ihnen die Pflicht nicht ab; klären Sie Export und Lesbarkeit, bevor Sie kündigen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Fristen gelten 2026 typischerweise?
Zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege (seit 2025 verkürzt), sechs Jahre für viele Handels- und Geschäftsbriefe – nach § 147 AO und § 257 HGB, Beginn mit Schluss des Entstehungsjahres.
Gilt die kürzere Belegfrist auch für ältere Rechnungen?
Die Verkürzung auf acht Jahre gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für Belege, deren frühere Zehnjahresfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Im Zweifel aktuelle Norm oder Steuerbüro prüfen.
Bin ich die Pflicht los, wenn ich Cloud-Software nutze?
Nein. Klären Sie Export und Lesbarkeit nach einer Kündigung. Eine eigene Sicherung ist eine zusätzliche Vorsicht.